コロナ禍で急加速。インターネット上での校正業務
オンライン校正システムの運用を成功させるためには？

2021.06.02
コラム

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xmfリモートコラム＿MV

新型コロナウイルスは感染力の強い変異株の感染者が増加するなど、終息の見通しが不透明な状況です。コロナ禍で多くの方の働き方に変化が訪れましたが、印刷業界でもテレワークや非対面の営業活動が広まり、校正業務ではオンライン校正システムを導入する印刷会社が増えています。しかし、システムを導入するだけでは運用を成功させることができないのが、オンライン校正です。関わる部署やメンバーが多く、作業フローも変わります。さらに、クライアントへの説明や連携も必要となります。

クライアントとの校正業務において、この一年で校正紙をクライアントに持参するケースは、かなり減少したのではないでしょうか？クライアントに修正指示を入れてもらうだけであれば、Adobe Acrobatなど汎用ソフトの機能を使い、朱書きしてメールすれば解決します。
しかし、これだけではクライアントにとっても印刷会社にとっても、移動時間の削減くらいしか効果はなく、複数名から戻ってくる朱書きを取りまとめるなどの作業負担は変わりません。また、クライアントに付加価値の提供ができず、取引の継続や新規ジョブの獲得にはつながりません。

そのため、オンライン校正システムを導入して、現状の作業から効率化を図り、かつ、クライアントへの価値提供につながる運用を目指す印刷会社が増えてきました。しかし、システムを導入後、大きな壁に直面する印刷会社は少なくありません。
オンライン校正システムの運用を成功させるためには何が必要でしょうか？そのポイントをご紹介します。

導入後に直面する大きな壁とは？

印刷会社ではオンライン校正システムを導入したものの、次のようなケースが見られます。

・導入してシステムの設定や操作は覚えたが、社内展開がうまく進まない
・社内でルールを決めて運用しているが、浸透せず導入効果が出ていない
・設定管理者が多忙で、なかなか運用構築に時間を割くことができない
・社内制作では使用しているが、クライアントの利用が進まない
など

なぜ壁にぶつかるのか？

特定の部門・メンバーのみが使用する“ツール”としてのソフトウエアであれば、操作方法を覚えれば運用を開始できますが、オンライン校正業務はそういうわけにもいきません。自身で培ってきた業務の“やり方”を変えるだけでなく、営業～工務～制作～刷版など複数の部門をまたぎ、クライアントまで関連して業務の「運用」を構築する必要が出てくるからです。

この新しい運用を社内外の関係者に受け入れてもらうためには、システム導入の目的を明確にし、それによって得られる効果を各部門・担当者に説明し、すり合わせを繰り返して浸透させることが必要です。それにより、初めて壁を乗り越えていくことができます。
多くの印刷会社では、「現在の業務をどう変えるのか」「それによってどのような効果が得られるのか」「誰がその説明をし、すり合わせを進めるのか」を決めきれず、オンライン校正システムを導入しても、うまく活用できないと悩まれているケースがあるようです。

オンライン校正システムを有効活用されている印刷会社様の取り組み

■総合商研株式会社様
社内で活用推進チームを発足させ、ステップを踏んで計画的に立ち上げを行った。お客さまや営業に浸透させるのは時間がかかると想定して、まず制作部から10名の若手メンバーを選抜してチームをつくり、そのメンバーに集中的に操作や利便性などを説明して、運用定着を開始。そして、その10名から各部署に広めてもらい、徐々に浸透させていった。その後、営業部門からお客さまへと展開をしていった。

■株式会社宮崎南印刷様
推進リーダー自らが機能や運用イメージをよく理解して、社内で勉強会やサポートを行った。お客さまへの展開は、営業のモバイルPC導入や通信環境の整備などを進める必要があったため、まずは、デザイナーや制作スタッフへの浸透からスタート。オンライン校正システムの検版機能などを実際に使うと、すぐに便利さを実感でき、制作部門での運用が定着。その後、営業への展開も進んでいった。

オンライン校正システムの運用立ち上げは、お客さま単独で順調にできるケースばかりではありません。
FFGSでは、Webポータルシステム「XMF Remote」の導入・運用立ち上げに関する豊富なノウハウをメニュー化した「活用支援サービス」を提供しています。オンライン校正システムを導入後、「早期に実運用を開始したい」「導入後の運用開始に立ちはだかる『壁』を打開したい」というお客さまにご活用いただける、コンサルティングサービスです。