デジタル印刷機の普及が進むなか、ダイレクトメールや挨拶状、年賀状の印刷において「宛名印字やナンバリング作業に手間が掛かり、制作の効率が上がらない」といったことはありませんか。
今回はオンデマンド印刷の制作で多い、宛名印字やナンバリングの効率化についてご紹介します。
宛名、ナンバリングの自動化で制作改革
宛名、ナンバリングの組版は定型のレイアウトが多く、ソフトウエアによる自動化で省人化が図りやすい工程です。自動組版ソフトで作業を省人化することで、制作作業にかかる人件費や制作時間を抑えることができ、「ヒト・モノ・カネ」といった経営資源をより有効に活用することが可能となります。
では宛名、ナンバリングの自動組版にはどのようなソフトウエアが使われているのでしょうか。
Adobe InDesignを活用した宛名組版
宛名組版の定番ソフトとして、Adobe InDesignが挙げられます。InDesignには「データ結合」という自動組版機能が標準で搭載されており、発送先情報のリストデータ（CSV）をInDesignで作成した宛名レイアウトに対して自動で組版することができます。紙面デザインと宛名の作成を1つのソフトウエア上で完結できるので、組版後に発送先情報の誤りが発見された場合でも、InDesignの画面上で文字、レイアウトを直接修正することができ、大変便利です。まさに印刷会社が宛名、ナンバリング作業において、手軽に自動化が図れるソフトウエアといえます。
Adobe InDesignによる宛名組版では、こんな手間やミスに注意を
宛名組版で多用され、便利なInDesignですが、下記のような場合では、自動組版後の手作業に多くの時間が発生するので、注意が必要です。
①文字量が多い場合
発送先情報の住所の文字量が多く、自動組版後にボックスから文字があふれた場合、該当箇所の住所は印字されなくなってしまいます。そのため、Adobe InDesignによる宛名組版では、ボックスから文字があふれていないかどうかを全ページにわたってチェックし、ボックスに収まるように文字サイズをひとつずつ調整する必要があります。
②発送先件数が多い場合
発送先リストのデータ件数が多い場合、InDesignの自動組版、PDF作成に多くの時間がかかります。大量のページが生成されるので、ページ送りや手直し等の操作が処理しきれず、操作不能になってしまう場合があります。
③敬称や役職名を調整したい場合
宛先が会社名か個人名かなどにより、文字サイズや「御中」「様」などの敬称を変更したい場合や、役職の文字数によって位置を変更したい場合など、データの条件によってレイアウトを切り替えたいときには、自動組版後に、手作業で対応する必要があります。
InDesignは数百件程度の宛名組版には有効ですが、数千件の宛名組版では、上記のような手作業で多くの時間が必要となる場合があります。
制作改革が図れる自動組版ツール「Form Magic 5」
富士フイルムグラフィックソリューションズ製「Form Magic 5」は、このように多様なバリエーション対応が必要な宛名・ナンバリングの組版作業も自動化できる自動組版ソフトです。それに加え、画像・バーコード・グラフ・表などを使った多彩な表現も自動化でき、訴求力の高いダイレクトメールを作成できるのが特長です。さらに、自動組版で生成されるPDFファイルがオンデマンド印刷機のRIP向けに最適化されており、オンデマンド印刷における制作工程全体の省人化に貢献します。
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