BtoB型 Web to Printシステム「iAutolay Magic」導入事例
富士フイルムのWeb to Printシステム『iAutolay Magic』を、企業内印刷の効率化に活用し、効果を挙げている例がある。学研グループのオフィスサービス支援業務や郵便物の集配、清掃業務などを手がける株式会社学研スマイルハート（本社：東京都品川区西五反田2-11-8、社長：岩崎文俊氏）だ。同社は、『iAutolay Magic』とカラーオンデマンド・パブリッシング・システム『富士ゼロックス Versant™ 80 Press』を導入し、学研グループ各社から発注される名刺印刷やチラシ・小冊子作成の大幅な効率化・生産性アップを実現。作業負荷軽減が図れたほか、印刷物の納期短縮ができ、発注者からも好評を得ている。Web to Printを採り入れた背景や具体的なメリットなどについて、代表取締役社長・岩崎文俊氏、管理部・粕谷森氏、オフィスサービス部・上田圭介氏に話を伺った。
従来はメールで受注、1日20件が限度だった
学研グループは、「教育」と「医療福祉」を2大ドメインとし、「教育」では学研教室・進学塾の事業や、教育をメインとした各種出版や関連デジタル事業、幼稚園・保育園・小中高への教材等の販売、「医療福祉」では介護や保育、医療に関するさまざまな事業を展開している。
学研スマイルハートは、同グループの障がい者雇用促進を目的として2012年に設立された、株式会社学研ホールディングス100％出資の特例子会社※。「教育」と「医療福祉」に関する事業を柱とする学研グループの一員として、障がい者の雇用促進、就労継続や職域開発に取り組んでいる。
同社は設立当初から、オフィスサービスの一環として名刺制作業務を行なっているが、従来は、メールで注文を受け、メール文面の情報を元にデータを作成し、名刺専用プリンターで印刷後、文字校正と検品を行い納品していた。学研ホールディングス傘下には数多くの子会社があり、学研スマイルハートはその大半の会社から名刺制作を受注している。しかも、部署ごとからではなく各個人から個別の発注をする会社が多いため、データ作成・校正にかかる作業負荷が大きかった。
「メールでいただいた名刺情報を、フォーマット上にコピー＆ペーストあるいは手打ちして印刷データを作成するという従来の工程では、手打ちの際に打ち間違いの可能性があるため、校正を必ず行なわなければなりませんでした。また、外字などはメール上で文字化けしてしまうこともあり、その確認作業が発生していました」（岩崎社長）
とくに人事異動の多い10月などは、各社から大量の名刺発注が集中し、制作が追いつかなくなるため、作業効率を高める必要性を強く感じていたという。
「以前は、入力から印刷、校正、検品、箱詰めまでで、1件につき平均約15分かかっていました。担当者は他の業務も行っていることもあり、名刺の制作は1日20件が限度で、繁忙期には、発注いただいてから納品まで中3日ほどかかることもありました」（上田氏）
こうした課題を踏まえ、同社は作業の効率化、生産性向上のための新たなシステムを検討。その際、名刺印刷以外の仕事への展開も視野に入れた。そこで着目したのが、Web to PrintとPOD機の組み合わせだった。
「生産効率を上げるには、やはり受注の方法から変える必要があると考えたのです。他社の名刺管理システムなども含め、いくつかの製品を比較検討しましたが、その中で『iAutolay Magic』が、最も柔軟性があり、他のシステムに比べて自由度が高いという印象を受けました。また、出力機として導入を決めていた『Versant™ 80 Press』との親和性に優れることも、決め手の一つになりました」（岩崎社長）
午前中で50～60件の生産が可能になり、翌日納品が実現
2015年に『iAutolay Magic』と『富士ゼロックス Versant™ 80 Press』を合わせて導入。名刺制作に関しては、入力・校正を発注者自身が行なうようになったことで、受注から納品にかかるまでの時間が大幅に短縮され、生産性が格段にアップした。いまでは50～60件の注文が入っても、午前中の正味2時間ほどでこなせてしまうという。
「校正の手間がなくなったのは大きいですね。作業負荷も減り、納期もぐっと短縮できました。いまでは、前日までに発注していただければ、翌日の午前中には納品することができます。この大幅なスピードアップは、グループ会社の皆さんから非常に喜んでいただいています」（粕谷氏）
膨大な名刺発注データの管理から解放されたことも、作業の効率化につながっているメリットの一つだ。岩崎社長はこう語る。
「メールで注文をいただいていたときは、異動後も旧部署を兼務する場合があり、旧部署の情報を消去していいのかこちらでは判断できず、過去に発注いただいた情報が溜まる一方でした。これはコンプライアンス的にも望ましくありません。しかしいまは、『iAutolay Magic』内で発注者自身が、名刺情報の更新や履歴管理ができるため、こちらで名刺情報の管理に頭を悩ませる必要がなくなりました」
また、『iAutolay Magic』の導入は、学研グループで進めている名刺フォーマット統一の動きともマッチした。以前から、デザインフォーマットはあったが、1件ずつ手作りで作成していたためフォントサイズやルビの位置などに関して、個別に要望を受けるケースも珍しくなかったが、現在、『iAutolay Magic』で受注する名刺は、名刺規定に則ったフォーマットを作成し、原則として個別アレンジを行なわない。その結果、グループ全体でのデザインの統一に寄与している。
チラシ・小冊子の電子入稿にも活用
2016年1月からは、名刺以外の印刷物についても、『iAutolay Magic』の電子入稿機能を活用して受注している。
「発注者がご自身で印刷用データを作成し、『iAutolay Magic』でPDF入稿するという形です。印刷物の内容としては、イベントで配布するA4ペラのチラシなどが多いですね。現状、まだ入稿原稿全体の1割弱ですが、着々と増えてきています。最近では、チラシのほかに、小冊子なども受注しています」（粕谷氏）
学研グループは出版業務を経験している人が多いだけに、発注側も仕上がり品質やコストに対する目は厳しい。しかし、粕谷氏によると、オフセットで印刷した方が安く上がる1000部単位のものでも、『iAutolay Magic』で発注されるケースがあるという。
「今日原稿をつくって、今日すぐに使いたい、というような、急ぎの印刷物が多いですね。『iAutolay Magic』と『Versant™ 80 Press』の導入によって、そんな要望にも応えることができるようになりました。名刺以外の印刷物でも、このスピードの速さは非常に好評です。品質についても、一度見本をお見せして、確認をとってから印刷するので、納品してからのクレームなどはまったくありません」（粕谷氏）
障がい者の能力を活かしやすい環境に
『iAutolay Magic』の導入は、工数削減・生産性向上のみならず、同社の社員の“働き方”にも変化をもたらしている。従来の名刺専用プリンターは、入力から印刷、校正までが一連の作業であり、分担する事ができなかった。『iAutolay Magic』と『Versant™ 80 Press』を導入後は、印刷、断裁、梱包、発送の作業を分担することができるようになった。
「障がいを持つ社員が全体の約半数を占める当社では、工程を細分化して、各自の能力を最大限に活かせるよう担当作業を割り当てることが重要になります。『iAutolay Magic』の導入によって、各種印刷物の受注から印刷、物流加工、発送という作業の流れを分業化できたことで、各作業を能力によって分担することができました」（岩崎社長）
また、『iAutolay Magic』導入前から名刺印刷を担当してきた上田氏は、「印刷以外の作業にも携われるようになったことが最も大きな変化」と、自身の実感を語る。
「以前は、ほぼ終日、名刺印刷にかかりっきりのことが多かったのですが、現在は、午前中は名刺印刷、午後は他の業務という形で、柔軟に働けるようになりました。これは、印刷部門だけでなく、会社全体の生産性向上にもつながっていると思いますし、私自身、仕事の範囲を広げられたことで、自分の成長を感じることができ、それが喜び、やりがいにつながっています」
このように、さまざまな面で表われている導入成果を踏まえ、今後は会社としても、より多彩な印刷物の受注につなげていきたい考えだ。岩崎社長は、「グループ外の会社やグループ会社の取引先へ提案をするなど、いくつかのアプローチ先を考えている」と語り、さらなる業務拡大に意欲を見せた。
※特例子会社…企業が障がい者の雇用を促進する目的でつくる子会社。従業員50名以上の民間企業は、障がい者雇用促進法で、全従業員の2％以上、障がい者を雇用することが義務づけられているが、特例として、障がい者のために特別に配慮した子会社を設立し、一定の要件を満たせば、その子会社の障がい者雇用数を親会社および企業グループ全体の雇用分として合算することができる。
※掲載内容は、取材当時のものであり、一部変更が生じている場合がございます。ご了承ください。
■お客様プロフィール
株式会社 学研スマイルハート
創業： 2012年
本社： 東京都品川区五反田2-11-8
URL： https://gakken-smileheart.co.jp/
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